Algunas reglas para enviar e-mails.

El viernes pasado alguien me hizo un comentario un tanto pesado acerca de cómo la gente ya no leía sus mails. Todo porque le pregunté donde debería capturar cierta información que habían solicitado.De alguna manera comprendo el motivo del tono sarcástico de su respuesta pues era viernes, ya muy tarde y todos acabábamos de salir de una interminable sesión de juntas que no mucho sentido habían hecho. Pero también me quedé reflexionando sobre el pésimo uso que hacemos del email hoy en día. Y es que en un mundo como en el que vivimos hoy donde diariamente se envían 80millones de e-mails y mensajes instantáneos en todo el mundo, ¿de verdad esperamos que la gente alcance a leer todo lo que escribimos por mail? Quiero decir, recibimos tantos mensajes (en mi caso, un promedio de 50 a 80 diarios) que resulta casi imposible leerlos todos y a veces hasta priorizar lo que debes leer.

Todo lo queremos hablar vía e-mail y dejamos que un teclado y un monitor sustituyan las palabras, los tonos, las intenciones y las emociones que podemos transmitir cuando nos comunicamos personalmente.
Ok. Entiendo que frecuentemente tenemos tan ocupada nuestra agenda, que lo más práctico es enviar un correo electrónico y ya. Eso no tanto el problema sino que no sabemos hacerlo, porque de verdad lo digo, enviar un e-mail no es solo apretar una seria de teclas formando palabras vacías para solo hacer clic en enviar y quitarnos del pendiente. Es más, si lo piensan, es preocupante que esto se tome tan a la ligera, sobre todo cuando, actualmente, cerca del 90% de la comunicación de las empresas es a través del correo electrónico.

Por eso recapacitando al respecto y después de haber leído diferentes artículos y blogs en la red, llegué a la conclusión de hay, por lo menos, 10 reglas de básicas para enviar mails:

  1. El más básico de todos. Evita enviar un mail cuando puedes hablar personalmente y cara a cara con la otra persona, especialmente si esta se encuentra sentada en una oficina a menos de 3 metros de la tuya. También puedes utilizar el teléfono en caso de no esté tan cerca de ti en el momento que lo necesitas; tu voz transmite mucho mejor la intención y tono de tu comunicación que las letras plasmadas en un monitor.
  2. Envía un e-mail solo como recapitulación de los acuerdos hechos previamente cara a cara y nunca para hacer acuerdos por ahí.
  3. Jamás digas la típica y mediocre respuesta de “pues ya le mandé un mail” dale seguimiento, activa tu comunicación y haz que las cosas sucedan y evita que se queden en “ya mande el mail” como si eso quitara la responsabilidad de las cosas.
  4. Se amable y cortés en tu comunicación. Sí también por email la gente quiere que le des las gracias y les pidas las cosas por favor.
  5. Evita los “Responder a todos”. Créelo a nadie le interesa que copies a todos para decirle “Gracias” a la persona a la que le estás respondiendo. No hagas Spam personal.
  6. No envíes archivos pesados y bloques el servidor de tus contactos, si necesitas enviar algo que ocupe más ancho de banda busca opciones alternativas como un archivo zip, accesar a un FTP o una cuenta de correo electrónico sin limites pequeños de espacio como Gmail.
  7. Si lo que buscas es una respuesta inmediata, NO uses el e-mail, levanta el teléfono, camina hacia la persona que buscas o en el peor de los casos usa tu mensajero instantáneo.
  8. No envíes e-mails relacionados con el trabajo durante el fin de semana y esperes que la gente te responda en ese mismo instante. Respeta el tiempo personal de la gente.
  9. Mantén tus mensajes cortos y concisos. De nuevo, la gente tiene mucho que hacer y leer, así que ¿por qué no hacerles la vida más fácil con mensajes sencillos pero completos de nuestra parte?
  10. Lee tu mensaje antes de enviarlos, razona lo que estás a punto de mandar y asegúrate de que cumpla con todos tus objetivos. ¿Cuántas veces no has enviado o recibido un segundo mail diciendo: “ups olvidé el attachment” ó “disculpa olvidé copiarte”?

Un pilón: No envíes cadenas. No te preocupes no se te va a caer nada ni vas a ganar 100 años de mala suerte si no reenvías la cadena a 100 personas en los próximos 20 minutos.

Ahora no olvides reenviar este post a 20 de tus amigos en los próximos 20 minutos y verás como más gente conoce De lo Cotidiano…y lo no tanto también.

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