Conversando con Luis Gaitán.

Hábitos, rutinas y otras ideas para terminar con el multi tasking.

El multi tasking debe ser uno de los más grandes mitos de las últimas décadas.
Pocas cosas son tan falsas como la equivocada noción de poder hacer eficiente y eficazmente más de una cosa a la vez.
Y pocas palabras han perdido tanto su verdadero significado como la palabra prioridad que, en su origen en Latín, quería decir “prioritas” o “antes de”, es decir, lo que había que hacer en primerísimo lugar antes de cualquier otra cosa. Desde este punto de vista, prioridad, sólo puede haber una y no muchas a la vez.

Entender este concepto en sí mismo debería de ser suficiente para dejar atrás el engaño de que todo es igual de importante y todo debe hacerse a la vez, pero lamentablemente no lo es.
Las exigencias de la vida laboral y social, las siempre crecientes expectativas de los demás y la continua reducción de recursos, hacen que cada vez sea más difícil decidir qué se tiene que hacer primero y en lugar de esto optemos por tratar de hacer de todo al mismo tiempo.

Pero como decía la semana pasada, al hacerlo solo abrimos frentes a diestra y sinietra, diluyendo la capacidad de nuestros recursos en tantas áreas que nos dejamos frágiles y reducidos a la mínima capacidad, por supuesto insuficiente, para completar correctamente tan solo una de tantas “prioridades”.

Hace tan solo unos días me comentaba un compañero de trabajo lo asombrado que estaba de la “capacidad” que hemos desarrollado en la(s) agencia(s) para cambiar el “track” de pensamiento de una marca a otra, casi sin pensarlo. A lo que yo respondí que más que sorprenderle, debería preocuparle; pues es una señal clara de lo distraída y diluida que está ya nuestra atención al tener que resolver tantos retos para tantas personas a la vez. Eso sin mencionar el efecto tan negativo que puede tener en nosotros mismos, a nivel cognitivo, el hecho de querer cambiar de una tarea a otra a otra como si estuviéramos cambiando de canal a la televisión; lo que termina impactando precisamente nuestro proceso de toma de decisiones y la forma en la que nos conducimos día con día.

Pero entonces ¿cómo decidir qué hacer primero y qué cosas poner en segundo, tercero y cuarto lugar? ¿Cómo asignamos esa tan sonada prioridad? ¡Esa, es la pregunta del millón!

Y en tanto algún genio descubre el secreto de cómo hacerlo, yo me enfocaré en:

• Mantener siempre primero lo primero: Recordar mi misión personal, el legado que quiero dejar y el motivo de por qué trabajo en lo que trabajo.
• Tener presente en todo momento el propósito del negocio del que soy responsable.
• Preguntarme siempre, si esta nueva tarea o exigencia que llega a mi construye sobre la misión de mi trabajo o si es solo una distracción más. Y recordar la enorme importancia de saber decir que NO. Después de todo, si una persona no sabe decir que no, su sí pierde todo significado.
• Entender que tomar decisiones no es cosa fácil. Cansa, angustia y desgasta hasta el punto en que uno no quiere decidir más. Establecer una rutina alrededor de estas, que ayude a hacer espacios y momentos especiales para tomar las decisiones más difíciles. Creando hábitos que a través de automatizar ciertas conductas permitan eliminar la necesidad de decidir sobre las cosas más mundanas, para dar espacio en nuestra mente a aquellas cosas que requieren más pensamiento y análisis.
• No olvidando que pensar es un trabajo difícil y requiere preparación. Entrenando todos los días, ejercitándome, leyendo, estudiando, escribiendo y compartiendo.
• Y haciendo lo posible por recordar siempre estar presente en el momento, tomando solo una cosa a la vez.

Y no se del todo si esto funcionará o no, pero no se me ocurre nada más o mejor que hacer, así que iré reportando si esto resultó tan bien como creo que lo hará.