Algunas reglas para enviar e-mails.
El viernes pasado alguien me hizo un comentario un tanto pesado acerca de cómo la gente ya no leía sus mails. Todo porque le pregunté donde debería capturar cierta información que habían solicitado.De alguna manera comprendo el motivo del tono sarcástico de su respuesta pues era viernes, ya muy tarde y todos acabábamos de salir de una interminable sesión de juntas que no mucho sentido habían hecho. Pero también me quedé reflexionando sobre el pésimo uso que hacemos del email hoy en día. Y es que en un mundo como en el que vivimos hoy donde diariamente se envían 80millones de e-mails y mensajes instantáneos en todo el mundo, ¿de verdad esperamos que la gente alcance a leer todo lo que escribimos por mail? Quiero decir, recibimos tantos mensajes (en mi caso, un promedio de 50 a 80 diarios) que resulta casi imposible leerlos todos y a veces hasta priorizar lo que debes leer.
Todo lo queremos hablar vía e-mail y dejamos que un teclado y un monitor sustituyan las palabras, los tonos, las intenciones y las emociones que podemos transmitir cuando nos comunicamos personalmente.
Ok. Entiendo que frecuentemente tenemos tan ocupada nuestra agenda, que lo más práctico es enviar un correo electrónico y ya. Eso no tanto el problema sino que no sabemos hacerlo, porque de verdad lo digo, enviar un e-mail no es solo apretar una seria de teclas formando palabras vacías para solo hacer clic en enviar y quitarnos del pendiente. Es más, si lo piensan, es preocupante que esto se tome tan a la ligera, sobre todo cuando, actualmente, cerca del 90% de la comunicación de las empresas es a través del correo electrónico.
Por eso recapacitando al respecto y después de haber leído diferentes artículos y blogs en la red, llegué a la conclusión de hay, por lo menos, 10 reglas de básicas para enviar mails:
- El más básico de todos. Evita enviar un mail cuando puedes hablar personalmente y cara a cara con la otra persona, especialmente si esta se encuentra sentada en una oficina a menos de 3 metros de la tuya. También puedes utilizar el teléfono en caso de no esté tan cerca de ti en el momento que lo necesitas; tu voz transmite mucho mejor la intención y tono de tu comunicación que las letras plasmadas en un monitor.
- Envía un e-mail solo como recapitulación de los acuerdos hechos previamente cara a cara y nunca para hacer acuerdos por ahí.
- Jamás digas la típica y mediocre respuesta de “pues ya le mandé un mail” dale seguimiento, activa tu comunicación y haz que las cosas sucedan y evita que se queden en “ya mande el mail” como si eso quitara la responsabilidad de las cosas.
- Se amable y cortés en tu comunicación. Sí también por email la gente quiere que le des las gracias y les pidas las cosas por favor.
- Evita los “Responder a todos”. Créelo a nadie le interesa que copies a todos para decirle “Gracias” a la persona a la que le estás respondiendo. No hagas Spam personal.
- No envíes archivos pesados y bloques el servidor de tus contactos, si necesitas enviar algo que ocupe más ancho de banda busca opciones alternativas como un archivo zip, accesar a un FTP o una cuenta de correo electrónico sin limites pequeños de espacio como Gmail.
- Si lo que buscas es una respuesta inmediata, NO uses el e-mail, levanta el teléfono, camina hacia la persona que buscas o en el peor de los casos usa tu mensajero instantáneo.
- No envíes e-mails relacionados con el trabajo durante el fin de semana y esperes que la gente te responda en ese mismo instante. Respeta el tiempo personal de la gente.
- Mantén tus mensajes cortos y concisos. De nuevo, la gente tiene mucho que hacer y leer, así que ¿por qué no hacerles la vida más fácil con mensajes sencillos pero completos de nuestra parte?
- Lee tu mensaje antes de enviarlos, razona lo que estás a punto de mandar y asegúrate de que cumpla con todos tus objetivos. ¿Cuántas veces no has enviado o recibido un segundo mail diciendo: “ups olvidé el attachment” ó “disculpa olvidé copiarte”?
Un pilón: No envíes cadenas. No te preocupes no se te va a caer nada ni vas a ganar 100 años de mala suerte si no reenvías la cadena a 100 personas en los próximos 20 minutos.
Ahora no olvides reenviar este post a 20 de tus amigos en los próximos 20 minutos y verás como más gente conoce De lo Cotidiano…y lo no tanto también.
¿Qué es el éxito?
La semana tuve la increíble oportunidad de hablar frente a dos grandes grupos, grandes en tamaño, si; pero sobre todo grandes en su interés y entrega a lo que hacen.
Primero el martes estuve en Guadalajara platicando sobre marketing on-line con un grupo de profesionales de publicidad y comunicación especializados en Internet de la agencia Vértice Comunicación. Muchas gracias por su atención, por sus excelentes (y algunas difíciles) preguntas y gracias por su pasión por el marketing on-line. Será un placer colaborar con ustedes en el futuro.
Después, el miércoles pude comentar sobre mi pensamiento a cerca del Éxito Profesional con un grupo muy grande de estudiantes de la Escuela de Comunicación de la Universidad Anáhuac del Norte, y quisiera compartir hoy con ustedes un poco de lo que platiqué con estos futuros líderes a cerca de la que creo es la principal señal de que en verdad haz alcanzado el éxito o de que por lo menos estás en el camino correcto y en la dirección adecuada:
A lo largo de toda carrera profesional hay diferentes peldaños que vamos escalando y que representan importantes logros para nosotros como ir creciendo y haciéndose de mayores responsabilidades, obtener nuevos y mejores puestos y por supuesto ir generando mayores ingresos.
También el hecho de laborar en tipos específicos de empresas, sobre todo si estas pertenecen al privilegiado círculo de las más importantes a nivel global es en si mismo un considerable logro. Lo mismo cuando muchas de estas empresas son clientes tuyos (en publicidad, contabilidad, recursos humanos o cualquier otra disciplina) y los apoyas para lograr sus objetivos.
Otro logro puede ser la obtención de distinciones y premios por tu trabajo o el hecho de pertenecer a distintas organizaciones sea como miembro activo, colaborador eventual o invitado especial.Pero como les dije a mis nuevos amigos, estoy seguro de que aún cuando todos estos son enormes e importantísimos logros, en ellos no está el verdadero éxito.
El éxito para mi está en encontrar tu pasión, tu oficio, tu misión en la vida y llevarla a cabo. Descubrir aquella actividad que mueve tus fibras y hacerla, ya sea en un lugar especial que requiera tu vocación o llevar esa pasión a todo lo que haces en la vida, dejando que ese llamado te ayude a colaborar con los demás, dejándote tocar la vida de los demás a la vez que estas tocan la tuya también.
En palabras de Paulo Coelho: “Descubriendo y viviendo tu leyenda personal”.
En mi caso mi leyenda personal es la de conectar con la gente, establecer y cultivar relaciones personales y profesionale, compartiendo lo que se y lo que pienso y escuchando y aprendiendo de lo que los demás tienen que decir.
¿Qué quiere decir esto? Que no necesariamente tengo que desarrollar una profesión específica como maestro por poner un ejemplo, sino más bien que puedo (debo en realidad) llevar esta vocación a todo lo que hago como publicista y comunicador.
Creo que Howard Behar – Presidente de Starbucks Internacional – lo dijo mucho mejor que yo cuando en su nuevo libro It’s not about the coffee, escribió: “Si eliges un trabajo solo por el puesto (para nutrir tu CV), puede ser que lo que obtengas sea solo eso, un título. Si eliges tu pasión y un propósito más grande, las recompensas serán más significativas y tu carrera tendrá un mayor impacto.”
Excelente pensamiento ¿o no?
Ahora, la próxima semana estaré en platicando sobre la comunicación de las marcas con el consumidor Mexicano, con los alumnos del Tecnológico de Monterrey Campus Monterrey en su congreso: Adictos a la Publicidad.
¡No puedo esperar! Nos vemos el jueves por allá.